Privacy

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Qoad Holding B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen waarop deze privacyverklaring ziet. Qoad is gevestigd aan Zomerbed 30, 8266 LN Kampen (geen bezoekadres) en staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 81215029.

Voor privacyvragen of verzoeken kunt u contact opnemen via info@qoad.nl.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

• Contactgegevens die u zelf verstrekt, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer als u dat opgeeft, bedrijfsnaam en de inhoud van uw bericht.
• Gegevens over offertes, opdrachten, bestellingen, betalingen, facturen, support en zakelijke correspondentie wanneer u klant of leverancier bent.
• Technische gegevens die noodzakelijk zijn voor beveiliging en betrouwbare werking van de website en infrastructuur, zoals IP-adres, tijdstip, opgevraagde URL, browser- of user-agentgegevens en beveiligingsmeldingen, voor zover deze door onze hosting- of beveiligingsomgeving worden vastgelegd.
• Gegevens die u in het kader van een specifieke opdracht aanlevert, voor zover Qoad daarvoor zelf verwerkingsverantwoordelijke is. Als Qoad die gegevens uitsluitend namens een klant verwerkt, is die klant in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke en kan Qoad verwerker zijn.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens en op welke grondslag?

• Om vragen te beantwoorden, offertes voor te bereiden en stappen te nemen vóór het sluiten van een overeenkomst: noodzakelijk voor precontractuele maatregelen op uw verzoek.
• Om een overeenkomst uit te voeren, diensten te leveren, support te geven en afspraken te administreren: noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.
• Om te voldoen aan fiscale, administratieve en andere wettelijke verplichtingen: noodzakelijk om aan een wettelijke verplichting te voldoen.
• Om de website, infrastructuur en diensten te beveiligen, misbruik te voorkomen en incidenten te onderzoeken: het gerechtvaardigde belang van Qoad bij een veilige en betrouwbare bedrijfsvoering, waarbij Qoad de privacybelangen van betrokkenen meeweegt.
• Voor optionele verwerkingen waarvoor toestemming vereist is, zoals toekomstige tracking- of marketingcookies: toestemming. U kunt toestemming altijd weer intrekken.

4. Contact per e-mail

Als u mailt naar info@qoad.nl verwerken wij uw e-mailadres, de inhoud van uw bericht en eventuele aanvullende gegevens die u meestuurt. Gebruik e-mail niet voor wachtwoorden, geheime sleutels of andere zeer gevoelige informatie tenzij vooraf een passende veilige overdrachtsmethode is afgesproken.

5. Klanten, leveranciers en administratie

Bij een zakelijke relatie verwerken wij gegevens die nodig zijn voor offertes, contracten, facturatie, betalingen, support, projectcommunicatie en wettelijke administratie.

Basisgegevens uit de financiële administratie en facturen worden bewaard gedurende de wettelijke fiscale bewaartermijn. Voor de meeste basisadministratie is dat zeven jaar; voor bepaalde gegevens kan een langere wettelijke termijn gelden.

6. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Qoad verkoopt persoonsgegevens niet. Wij verstrekken gegevens alleen wanneer dat nodig is voor de genoemde doelen of wanneer de wet dat vereist.

• Hosting-, infrastructuur- en beveiligingsleveranciers die de website en systemen technisch mogelijk maken.
• E-mail- en communicatiedienstverleners.
• Betaal-, bank- en administratiedienstverleners wanneer betaling of facturatie dat vereist.
• Professionele adviseurs, zoals accountant, jurist of verzekeraar, voor zover dat noodzakelijk is.
• Overheidsinstanties of toezichthouders wanneer Qoad wettelijk verplicht is gegevens te verstrekken.

7. Verwerkers en internationale doorgifte

Wanneer een leverancier persoonsgegevens uitsluitend namens Qoad verwerkt, maakt Qoad waar vereist passende verwerkersafspraken.

Als persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgt Qoad voor een geldige doorgiftegrond en passende waarborgen wanneer de AVG dat vereist, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen.

8. Hoe lang bewaren wij gegevens?

• Algemene contactvragen die niet tot een overeenkomst leiden: in beginsel maximaal 24 maanden na het laatste inhoudelijke contact, tenzij langer bewaren nodig is voor een lopende kwestie of rechtsvordering.
• Contract-, project- en supportgegevens: zolang nodig voor de uitvoering en afwikkeling van de relatie en daarna zolang dat redelijkerwijs nodig is voor garantie, bewijs, geschillen of wettelijke verplichtingen.
• Financiële basisadministratie en facturen: ten minste de wettelijk verplichte fiscale bewaartermijn, doorgaans zeven jaar.
• Reguliere technische en beveiligingslogs: in beginsel maximaal 30 dagen, tenzij een incident, misbruikonderzoek of wettelijke verplichting aanleiding geeft om relevante gegevens langer te bewaren.

9. Cookies en vergelijkbare technieken

De huidige corporate website van Qoad gebruikt geen marketing- of trackingcookies en bevat geen advertentietracking. Qoad gebruikt in deze versie geen externe analyticsdienst die bezoekers over websites heen volgt.

Als Qoad later niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken toevoegt waarvoor toestemming vereist is, worden deze pas na geldige toestemming gebruikt en wordt deze verklaring daarop aangepast. Strikt noodzakelijke of privacyvriendelijke technische functies kunnen zonder toestemming worden gebruikt voor zover de wet dat toestaat.

10. Beveiliging

Qoad neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging en andere onrechtmatige verwerking. Het beveiligingsniveau wordt afgestemd op de aard van de gegevens, de dienst en de risico’s.

11. Uw privacyrechten

Voor zover de AVG van toepassing is, kunt u onder meer verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking en overdraagbaarheid van gegevens. U kunt in toepasselijke gevallen bezwaar maken tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang.

Als een verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming op ieder moment voor de toekomst intrekken. Een verzoek kan worden gestuurd naar info@qoad.nl. Qoad kan aanvullende informatie vragen wanneer dat redelijkerwijs nodig is om uw identiteit te verifiëren.

12. Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Heeft u een klacht over de manier waarop Qoad met persoonsgegevens omgaat, neem dan bij voorkeur eerst contact op via info@qoad.nl zodat wij de kwestie kunnen onderzoeken. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Wijzigingen

Qoad kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de website, dienstverlening of regelgeving verandert. De actuele versie staat op qoad.nl met de datum van de laatste wijziging.